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E-Mail-Archivierung ab 2017 Pflicht /Archivierung und Datensicherung kombinieren
 
Geschrieben von CSC am Montag, 12. Dezember 2016

aktuelle News Die Übergangsfristen der GOBD enden und somit ist jedes Unternehmen ab 01.01.2017 verpflichtet, steuerrelevante elektronischen Dokumente zu archivieren. Dies gilt für Angebote, Rechnungen und Briefe, die per E-Mail kommuniziert werden.



David kann das, zumindest das was Emails und Faxe angeht, von Haus aus. Revisionssichere automatische Ablage (unterteilt nach Jahr/Monat/Tag) und die Datensicherung in eine Containerdatei machen das möglich. Glückwunsch, wenn Sie David schon benutzen. Es muss nur entsprechend entsprechend konfiguriert werden. Sprechen Sie uns an, wenn Sie auch Tobit David einsetzen möchten, oder David bereits benutzen und die notwendige Konfiguration durchführen lassen möchten. Tobit David ist möglicherweise sogar günstiger, als Archivuerungssysteme für ihr vorhandenes Emailsystem.

Wenn Sie ihre gesamte Korrespondenz und Ablage digitalisieren und archivieren möchten, sprechen Sie uns bitte auch an. Wir haben ein entsprechendes Dokumentenablagesystem im Portfolio. Das kann sogar Workflows. Damit machen sie aus sogar aus der Not eine Tugend. Ein DMS kann im Unternehmen sehr sinnvoll eingesetzt werden und echte Mehrwerte bringen. Stichworte: "Rechnungseingangsprüfung", "Posteingangsbuch", "Postausgangsbuch", "Kundenakten" und vieles mehr...

Stichpunkte für Zweifler und Selbstrecherchierer:

Art und Umfang der Aufbewahrungspflichten wird in den §§ 239 und 257 des HGB sowie in den ursprünglich fast gleich lautenden §§ 146 und 147 der AO geregelt. Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff, kurz GoBD, kann hier eingesehen werden.

Digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form ein- und ausgehenden und die darin erzeugten Daten“. Für E-Mails trifft diese Definition in jedem Falle zu, ebenso für Faxe. Im Grunde auf für Worddokumente, Excelkalkulationen, Angebote, Aufträge und Rechnungen, weil die heute fast ausschließlich elektronisch erzeigt werden. Falls E-Mails elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG enthalten, gelten nochmals erweiterte Vorschriften für die Archivierung (Abschnitt II der GDPdU). Das Gleiche gilt für per EDI übermittelte elektronische Rechnungen.

Man sollte es als Unternehmer, Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher nicht einfach ignorieren, denn Wirtschaftsprüfer prognostizieren empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber, um abschreckende Exempel zu statuieren und Gelder in die chronisch klammen Haushaltskassen zu spülen.
CSC ist kompetenter Ansprechpartner in Sachen Intranet-Mailserver und Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Regionen Erfurt, Gotha, Jena, Ilmkreis und gesamt Thüringen in Deutschland. Projektbezogen sind wir auch Deutschlandweit tätig.
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