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Gefährliche Falle - Emailarchivierung bei fehlender Internetnutzungsvereinbarung

Datum: Montag, 19. Dezember 2016
Thema: aktuelle News

Aus gegebenem Anlass (Emailarchvierungspflicht) möchten wir auf eine ernste Problematik in Bezug auf Emailarchivierung hinweisen, die durch fehlende Internetnutzungsvereinbarungen entstehen können. Handeln sie!

  
 



Sollte die Nutzung des Emailsystems für Mitarbeiter nicht strikt untersagt worden sein, so müssen private Emails beim Ausscheiden eines Mitarbeiters auf Verlangen rückstandslos aus dem Systemen des Arbeitgebers gelöscht werden. Da das aber teilweise technisch gar nicht realisierbar ist und gar nicht mit der gesetzlichen Revisionssicherheit des Emailsystems vereinbar ist müssen entsprechende Regularien geschaffen werden. Eine Lösungsmöglichkeit mit Tobit David sieht so aus, dass in den Ausgangsordnern der User entsprechende Regeln eingerichtet werden, die ausgehende Emails mit dem Zusatz [privat] automatisch löschen. Alternativ kann man auch die private Emailadresse der Benutzer als zweite Absenderemailadresse im David hinterlegen und sofern diese verwendet wird automatisch löschen lassen. Besser ist es die gelegentliche private Nutzung von Web-Mailern oder dem Smartphone zu erlauben, um das Betriebsklima nicht zu beeinträchtigen.

Unsere Empfehlung lautet eindeutig die private Emailnutzung gänzlich zu untersagen. Wir empfehlen jedem Unternehmer, Geschäftsführer oder IT-Verantwortlichen eine entsprechende Internetnutzungsvereinbarung zu erlassen, um nicht irgendwann vor einem wirklich unlösbarem Problem zu stehen. Das genannte Szenario ist absolut real und betrifft alle am Markt erhältlichen gesetzeskonformen und revisionssicheren Emailarchive.

Abschließende Bemerkung: Outlook bietet keine Möglichkeit zur gesetzeskonformen Archivierung. Einzige Möglichkeit von Haus aus wäre die regelmäßige Sicherung jeder einzelnen PST-Datendatei auf WORM Medien (DVD-RAM o.ä.). Eine veränderlicher Speicher ist nicht zulässig. Wechseln Sie lieber gleich zu Tobit David ;-)



CSC ist kompetenter Ansprechpartner in Sachen Intranet-Mailserver und Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Regionen Erfurt, Gotha, Jena, Ilmkreis und gesamt Thüringen in Deutschland. Projektbezogen sind wir auch Deutschlandweit tätig.




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